私が「いい会議」をするためにやったことを書いていこうかと思います。

まずは準備段階で行ったことです。
準備といっても大きく２つに分けられます。

①全ての会議に共通する準備
②個別のそれぞれの会議で行う準備

今回は「①全ての会議に共通する準備」について触れたいと思います。

共通する準備ですが、簡単に言ってしまえば「ルールづくり」です。
会議室の取り方、連絡メールの出し方などいろいろ決めておくことがありますが、
もっとも重要なのは、

会議を進行する際のルール 

これにつきます。
そして、ぜひ経営者の方もルール策定に関わっていただき、
社内共通のルールにしたほうがいいと考えています。

なぜか？
具体的に私が作ったルールの一つを見ていただければわかりやすいです。
そのルールはこれです。

会議開始時間に絶対に遅刻しない。
どうしても間に合わない。途中で抜ける必要がある。そういった場合は、かならず事前に連絡する。

あたりまえだ。と思われた方も多いと思います。
ただ、すくなくとも私が関わってきた中では、このルールを守れている会社の方が少ないです。
もちろんこれ以外にもいろいろなルールを作りました。
ただ、このルールが多くの企業で守るべきことであるとともに、もっとも重要なルールだと考えています。

会議のやり方①～コストについて～でも書きましたが、会議というものは非常に高コストな活動です。 
決め事をするのに重要な人物が遅れたから会議開始が30分遅れた・・・
なんてことになったら、それだけで損をしています。
忙しい中で30分無駄になったとしたら、他の参加者の不満もでるでしょう。

会議の内容に関係ないところで、会議の成果に悪影響を与えないように、
共通のルールを考えておくことが必要だと考えています。 
それぞれの会社によって慣習など異なりますから、それぞれに適したルールを決める必要もあります。

その際、やはり経営者が発信して欲しいと私は思っています。
会社の経営理念、実情にあったものにする必用がありますし、
なにより全社員に協力を依頼するという意味では経営者、社長がやるべきだと考えています。
誰が発信するかによる影響力の違いはだれしも実感しているかと思います。

もちろん、ルール策定の過程においては、
現場の社員のみならず、私のような中小企業診断士、コンサルタントがお役に立てるかと思います。


全社に適用する会議に関するルールが出来たところで、
次回は個別の会議を行う前にする準備について触れたいと思います。

ご覧いただきありがとうございました。